A Reforma Tributária brasileira representa muito mais do que uma simples mudança nas alíquotas de impostos. Com a substituição de cinco tributos (PIS, COFINS, ICMS, ISS e IPI) por dois novos impostos unificados: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), o sistema fiscal brasileiro está prestes a passar pela maior transformação das últimas décadas. Para as empresas, isso significa que toda a infraestrutura tecnológica de gestão tributária precisará ser reconfigurada, e o sistema ERP está no centro dessa transformação. Não se trata de uma atualização opcional ou de uma adequação que pode ser postergada: é uma necessidade operacional e conformidade legal que exige ação imediata.

A Revolução Fiscal Começa no Seu Sistema de Gestão

O ERP é o coração tecnológico de qualquer empresa moderna, concentrando todas as informações sobre os setores das organizações. Quando falamos em reforma tributária, estamos falando de uma reestruturação completa na forma como os tributos são calculados, apurados, destacados em notas fiscais e recolhidos. A partir de 2026, mesmo durante a fase de testes inicial com alíquotas reduzidas de 0,9% para CBS e 0,1% para IBS, as empresas serão obrigadas a emitir notas fiscais eletrônicas com campos totalmente novos, contendo informações específicas sobre esses tributos, incluindo o novo Código de Classificação Tributária (cClassTrib) e os novos Códigos de Situação Tributária (CST). Qualquer erro no preenchimento desses campos pode resultar em rejeição automática da nota fiscal pelos sistemas da Receita Federal, o que significa a impossibilidade de concluir vendas, faturar operações e manter o fluxo comercial da empresa funcionando.

A configuração adequada do ERP não é apenas uma questão técnica de atualizar alguns parâmetros no sistema. É um processo complexo e estratégico que envolve o mapeamento completo de todas as operações da empresa, a reclassificação de produtos e serviços conforme os novos códigos tributários, a parametrização de regras fiscais específicas para cada tipo de operação, a configuração de cálculos automáticos que considerem bases de cálculo, alíquotas diferenciadas, créditos tributários, operações com suspensão, diferimento, isenções e imunidades, além da integração com os novos sistemas governamentais de apuração assistida. A complexidade aumenta ainda mais quando consideramos que, entre 2026 e 2033, as empresas precisarão conviver com dois sistemas tributários (o antigo e o novo) simultaneamente, o que exige uma parametrização híbrida capaz de lidar com ambos os regimes de forma precisa e confiável.

Os Riscos Concretos de um ERP Não Preparado

Muitos gestores ainda subestimam o impacto de não preparar adequadamente seus sistemas para a reforma tributária, imaginando que será possível realizar ajustes de última hora ou que os fornecedores de software entregarão soluções prontas e automatizadas. Essa é uma ilusão perigosa. A realidade é que a configuração de um ERP para os novos tributos é um trabalho que demanda análise detalhada da operação de cada empresa, não existindo uma solução genérica que funcione para todos. A parametrização precisa considerar as especificidades do setor de atuação, o mix de produtos e serviços, as operações interestaduais e intermunicipais, os regimes especiais de tributação, os benefícios fiscais aplicáveis e as particularidades de cada cadeia de fornecimento e distribuição. 

O primeiro e mais imediato risco é a paralisação operacional. Se o ERP não estiver corretamente configurado para emitir notas fiscais com os novos campos obrigatórios do IBS e CBS, a empresa simplesmente não conseguirá faturar suas vendas. As autorizadoras de NF-e rejeitarão os documentos fiscais, impedindo a conclusão das transações comerciais. Isso não afeta apenas o departamento fiscal: para em vendas, interrompe entregas, compromete o relacionamento com clientes e gera perdas financeiras diretas e imediatas. 

O segundo risco está relacionado à obrigatoriedade de recolhimento dos tributos de teste. Conforme estabelece a Lei Complementar 214/2025, as empresas que não cumprirem a obrigação acessória de destacar corretamente o IBS e CBS nos documentos fiscais serão obrigadas a recolher esses tributos já em 2026, mesmo estando no período de testes. Embora esses valores possam ser posteriormente compensados com PIS e COFINS, isso representa um impacto negativo no fluxo de caixa e adiciona complexidade à gestão financeira da empresa.

Além desses riscos imediatos, existe o risco estratégico de perda de competitividade. Empresas que conseguirem realizar a transição de forma tranquila e eficiente terão uma vantagem competitiva significativa sobre aquelas que enfrentarem problemas operacionais, atrasos nas entregas e dificuldades de faturamento. Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, estar operacionalmente preparado para as mudanças regulatórias é um diferencial que pode definir quem permanece relevante e quem fica para trás. Há ainda o risco de autuações fiscais e contingências tributárias. Erros na classificação de produtos, aplicação incorreta de alíquotas, falhas no aproveitamento de créditos tributários ou inconsistências na apuração dos novos impostos podem gerar notificações fiscais, multas e, em casos mais graves, autuações que resultam em processos administrativos e judiciais longos e custosos.

O Processo Técnico de Configuração: Muito Além de uma Atualização de Software

Configurar um ERP para a reforma tributária não se resume a instalar uma atualização de software fornecida pelo desenvolvedor do sistema. Embora as empresas de tecnologia estejam lançando novas versões de seus produtos com funcionalidades adaptadas aos novos tributos, a implementação efetiva dessas funcionalidades nas operações diárias da empresa exige um trabalho extenso e meticuloso de parametrização. Para sistemas amplamente utilizados no mercado brasileiro, como OMIE, TOTVS Protheus, SAP Business One, Bluesoft e outros, os fabricantes estão disponibilizando módulos específicos chamados de “Configuradores de Tributos” ou funcionalidades equivalentes que permitem a gestão dos novos impostos. No entanto, esses módulos são apenas ferramentas: eles não funcionam sozinhos e precisam ser configurados de acordo com a realidade tributária de cada empresa.

O primeiro passo do processo de configuração é o mapeamento completo das operações tributárias atuais. É necessário identificar todos os tipos de operações que a empresa realiza, desde vendas simples até operações mais complexas como transferências entre filiais, remessas para industrialização, bonificações, doações, importações, exportações e devoluções. Para cada tipo de operação, é preciso entender como os tributos atuais são calculados, quais CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações) são utilizados, quais alíquotas se aplicam, quais créditos são aproveitados e quais exceções ou regimes especiais estão em vigor. Esse mapeamento serve como base para a transição, permitindo identificar como cada operação deverá ser tratada no novo regime tributário.

O segundo passo envolve a reclassificação de produtos e serviços. Com a reforma tributária, todos os itens comercializados ou prestados pela empresa precisam receber o novo Código de Classificação Tributária (cClassTrib), que substituirá, para fins de CBS e IBS, os atuais códigos NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços). A tabela de cClassTrib contém 133 códigos que devem ser atribuídos a cada produto ou serviço conforme sua natureza e regime de tributação. Esse trabalho de reclassificação não é trivial: exige conhecimento técnico sobre a legislação, análise detalhada do catálogo de produtos, e pode envolver milhares de itens em empresas de médio e grande porte. Erros nessa classificação resultarão em rejeição das notas fiscais ou, pior ainda, em cálculos incorretos que podem gerar contingências fiscais.

O terceiro passo é a parametrização das regras fiscais no Configurador de Tributos do ERP. Para cada tipo de operação e cada classificação de produto ou serviço, é necessário configurar como os tributos serão calculados. Isso inclui definir as bases de cálculo (valor da operação, considerando ou não outros tributos), as alíquotas aplicáveis (padrão, reduzida, diferenciada por setor), as regras de creditamento (quais valores poderão ser aproveitados como crédito nas operações subsequentes), as situações tributárias (usando os novos CST criados especificamente para CBS e IBS), e os tratamentos especiais como diferimento, suspensão, isenção e imunidade. A parametrização precisa considerar também a origem e o destino das operações, já que o IBS será cobrado no destino do consumo, exigindo lógicas de cálculo que levem em conta a localização do cliente ou fornecedor.

O quarto passo é a integração com os novos sistemas governamentais. A reforma tributária introduz o conceito de apuração assistida, no qual o próprio Fisco utilizará as informações das notas fiscais emitidas para calcular automaticamente os débitos e créditos de cada contribuinte. Isso exige que o layout das NF-e e NFC-e seja alterado, com a inclusão de novos grupos de informações e campos XML que detalham a tributação de cada item. O ERP precisa ser capaz de gerar esses arquivos XML no formato exato exigido pelas Notas Técnicas da Receita Federal, garantindo que todas as informações sejam transmitidas corretamente. Além disso, haverá integração com o sistema de split payment, mecanismo no qual instituições financeiras reterão automaticamente o valor dos tributos no momento da transação, exigindo que o ERP esteja preparado para lidar com essa nova dinâmica de fluxo de caixa.

Transformando um Desafio em Oportunidade

Embora a configuração do ERP para a reforma tributária seja primeiramente uma exigência de conformidade legal, empresas que adotam uma abordagem estratégica podem transformar esse processo em uma oportunidade de otimização e ganho de eficiência. A revisão completa das operações tributárias, necessária para a parametrização do sistema, permite identificar gargalos, processos redundantes, oportunidades de aproveitamento de créditos que antes não eram identificados e possibilidades de redução de carga tributária dentro dos limites legais. Empresas que investem tempo e recursos para entender profundamente as novas regras tributárias conseguem estruturar suas operações de forma mais eficiente, negociar melhores condições com fornecedores considerando os impactos do novo sistema de créditos, e precificar seus produtos e serviços de maneira mais competitiva.

A configuração adequada do ERP também permite maior agilidade e controle na gestão tributária. Com parametrizações corretas e automatizações bem implementadas, os departamentos fiscais reduzem drasticamente o tempo gasto em conferências manuais, retrabalhos e correções de erros. A qualidade da informação fiscal melhora, permitindo que gestores tenham visibilidade clara sobre a real carga tributária da empresa, possam fazer simulações de cenários e tomar decisões estratégicas baseadas em dados confiáveis. A automação proporcionada por um ERP bem configurado libera os profissionais da área fiscal para atividades de maior valor agregado, como planejamento tributário, análise de impactos de novas operações e identificação de oportunidades de otimização.

Outro aspecto estratégico importante é a redução de riscos e contingências. Empresas que investem na configuração correta de seus sistemas tributários estão se protegendo contra autuações fiscais, disputas com o Fisco e custos associados a processos administrativos e judiciais. Em um sistema tributário complexo como o brasileiro, a conformidade tributária não é apenas uma questão de cumprir obrigações, mas de garantir a saúde financeira e a sustentabilidade do negócio no longo prazo. Investir na configuração adequada do ERP é, portanto, investir em segurança jurídica e previsibilidade operacional.

A Configuração do ERP como Prioridade Estratégica

A Reforma Tributária de 2026 não é apenas mais uma mudança regulatória a ser cumprida: é uma transformação que redefine completamente a gestão tributária das empresas brasileiras. No centro dessa transformação está o ERP, sistema que precisa ser reconfigurado de forma abrangente para suportar os novos tributos, novas regras, novos processos e novas integrações. Empresas que tratam a configuração do ERP como prioridade, começando agora o processo de adequação, realizando um mapeamento completo de suas operações, investindo em parametrizações corretas, realizando testes extensivos e capacitando suas equipes, estarão preparadas para navegar a transição de forma tranquila e eficiente. Aquelas que subestimam a complexidade do processo e deixam para última hora enfrentarão riscos operacionais graves, possíveis paralisações, custos adicionais e perda de competitividade. A diferença entre o sucesso e o caos operacional em 2026 está sendo definida agora, pelas decisões e ações que cada empresa está tomando para preparar seus sistemas e suas equipes para a nova realidade tributária do Brasil.

A Elev Solutions é especialista em implementação e otimização de sistemas ERP. Nossa equipe está preparada para ajudar sua empresa a realizar o diagnóstico completo das necessidades de adequação, configurar seu ERP de forma precisa e estratégica, treinar suas equipes e garantir que você esteja totalmente preparado para 2026.

Entre em contato agora mesmo com os nossos especialistas e descubra como podemos ajudar sua empresa a estar pronta para a reforma tributária.

Siga a gente no Instagram, Facebook e Linkedin, e fique por dentro das novidades e dos nossos conteúdos.